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雇用契約書の保管期間は？規定や保管方法を徹底解説
2025年04月18日
雇用契約書は、労働条件や雇用関係を証明する重要な書類です。
企業には一定期間の保管義務があり、適切に管理しないと労務トラブルや法的リスクにつながることもあります。
しかし、「具体的な保管期間は？」「どんな方法で管理すればいい？」と疑問に思う方も多いのではないでしょうか。
この記事では、雇用契約書の保管期間のルールや適切な管理方法、注意点を詳しく解説します。
企業の適正な書類管理のために、ぜひチェックしてみてください。
雇用契約書の保管期間｜必要な年数と理由
雇用契約書の保管期間は、企業運営における重要な要素です。
適切な年数を設定することで法令遵守を図り、潜在的なトラブルを未然に防ぐことが可能です。
この記事では、法的要件と実務的な視点から、その保管期間について詳しく考察します。
雇用契約書の基本的な保管期間
雇用契約書は、通常企業が決定する基本的な保管期間を持っています。
一般的に、雇用契約の終了から最低5年程度の保管が望まれます。
これは、労働者との間で発生する可能性のある紛争や、法的な請求が提起される可能性に備えるためです。
契約書の内容が後の労働条件や労働トラブルの証拠となる場合があるため、適切な管理が求められます。
法律による保管期間の規定
法律による雇用契約書の保管期間の規定は、主に税法や商法に依拠しています。
税法では、5年の保管が義務付けられていますが、商法では10年間の保管が求められています。
これは、契約書が稀に異議申し立てや訴訟の際の証拠として使用される可能性があるためです。
また、各業種の特性や企業の方針に応じて、規定以上の期間保管するケースもあります。
企業での実務的な保管期間
企業での実務的な保管期間は、法律に定められた年数を基準に、さらに延長することがしばしばあります。
例えば、退職後でも労働問題が発生する可能性があるため、10年間を基準にそれ以上保管する企業もあります。
また、新規採用や昇進の際に過去の雇用契約を参照することがあるため、長期的な保管が役立つ場合も見受けられます。
雇用契約書の法律要件
雇用契約書には、日本の労働法と関連する法律によって定められた要件があります。
これらの法律は、労働者の権利を守ることを目的としており、企業はこれらを遵守する責任があります。
具体的な要件とその影響について見ていきましょう。
日本の労働法とその影響
日本の労働法は、労働者の待遇を保証するための法律で、雇用契約書の内容にも大きな影響を及ぼします。
例えば、最低賃金や労働時間、休暇の取得についての規定は、契約書に明記する必要があります。
法律違反となる条項を含む契約は無効とされる可能性があるため、企業は各規定に基づいて適正な契約を取り交わすことが重要です。
労働基準法による規定
労働基準法は、日本における労働者の基本的な権利を定めた法律であり、雇用契約書の条項にも影響を与えます。
この法律により、労働時間や賃金、休日などの最低条件が明文化されています。
例えば、労働時間に関する規定を遵守するためには、契約書に具体的な勤務時間帯を記載する必要があります。
また、これらの規定に違反する契約は無効となるため、企業は慎重に契約内容を検討しなければなりません。
個人情報保護法との関連
個人情報保護法は、雇用契約書の取り扱いにも深く関与しています。
契約書には個人情報が含まれているため、適切な管理が求められます。
この法律に基づき、情報の漏洩を防ぐために必要な安全管理措置を講じることが義務付けられています。
具体的には、契約書の保管場所を限定することや、アクセス権限を厳格に管理することが求められます。
これにより、従業員のプライバシーを守り、企業としての信頼性を確保することができます。
保管方法とその重要性
雇用契約書の保管方法は、その重要性を理解する上で欠かせない要素です。
適切な方法で保管することで、契約書の物理的な劣化を防ぎ、必要な時に迅速にアクセスできる状態を維持することができます。
デジタル化された保管システムを利用することで、物理的なスペースを節約しつつ、セキュリティを高めることが可能です。
災害時のリスク管理を含め、しっかりとした保管体制を築くことが、企業運営の信頼性を高める一助となるでしょう。
まとめ
雇用契約書の保管基準は、法律の遵守と実務的な面のバランスが取れたものであるべきです。
法律による定めは最低限の基準を提供しますが、企業の実態に即した保管期間や方法を採用することで、より信頼性の高い対応が可能となります。
本記事で示したポイントを参考に、各企業が独自の基準を設け、持続可能な人事管理を実現することが求められます。
保管基準の見直しや改善を行うことで、より良い労働環境の構築に貢献できるでしょう。
